TPE / PME : comment mettre en place un Serveur Vocal Interactif ?

Une étude sur la relation client publiée par l’IFOP en fin d’année 2015 démontre que :

• le téléphone est toujours le canal le plus plébiscité par les Français pour entrer en contact avec les services client (à 87%)
• les Français déplorent être « systématiquement » ou « souvent » confrontés à un temps d’attente excessif (79%),
• … et de devoir répéter le motif de leur appel à différents interlocuteurs (68%)
• … ou encore de ne parvenir à joindre un service client qu’après plusieurs tentatives (65%).

Face à ces chiffres, il semble évident que les entreprises ont un effort à réaliser au niveau de l’expérience téléphonique de leur client.

Le Serveur Vocal Interactif (ou SVI) est en ce sens, une solution parfaitement adaptée aux attentes des Français. Mais comment procéder ?

Les avantages du SVI pour les PME / TPE

• Plus aucun appel (et potentiel lead) raté
  Adieu les appels perdus. Le Serveur Vocal Interactif prend en charge chacun de vos correspondants systématiquement et immédiatement, il n’y a donc aucun risque d’appels perdus.
• Un gain de temps
  Vos correspondants sont automatiquement orientés vers la bonne personne. Vous n’aurez plus à prendre l’appel et à le transférer vous-même.
• Une image professionnelle
  Grâce au Serveur Vocal Interactif vous offrez à vos appelants un accueil téléphonique similaire à celui des plus grandes entreprises.
• Un parcours client de qualité
  Nous en parlions au début de cet article : les Français sont dans l’attente d’une meilleure gestion des appels lorsqu’ils contactent une entreprise. Avec le Serveur Vocal Interactif, vous êtes sûrs que vos interlocuteurs atteignent la personne la plus compétente sur un sujet donné et cela, le plus rapidement possible.

Mettre en place un Serveur Vocal Interactif en 5 étapes

1. Définir la forme du numéro spécial

Avant toute chose, il est nécessaire de définir le numéro auquel pourront vous joindre vos correspondants :
Le numéro banalisé : il s’agit d’un numéro quelconque qui vous est attribué par l’opérateur de façon aléatoire.
Le numéro mémorable : il s’agit de numéro dont les chiffres se répètent, ou dans lequel on entend des « rimes » dans les séries de chiffres.
Le numéro court : il s’agit d’un numéro à 4 chiffres facile à mémoriser et à composer.

2. Définir le coût par l’appelant

La tarification de l’appel dépend directement de vos objectifs. Si vous souhaitez créer des leads, générer des contacts, nous opterons pour les numéros gratuits afin de ne pas décourager vos prospects. Si au contraire votre objectif est de limiter le flux d’appel ou de monétiser un service, nous mettrons en place un numéro surtaxé.

Pour en savoir plus sur ce sujet, téléchargez notre e-book >>

3. Définir un scénario

Parce que l’important est de mettre vos clients au centre de votre démarche, il est important de bien penser vos scénarii.
Quels sont les sujets les plus souvent abordés par les appelants ? Quels mots-clés utilisés ? À quels services / quelles personnes doit être connecté le serveur ? Comment apporter la meilleure et la plus rapide réponse aux appelants ? En combien de touches vos correspondants atteindront-ils leur cible ? etc.

4. Enregistrer les messages vocaux

Les premières étapes réalisées, il vous reste à enregistrer les messages vocaux qui seront diffusés.
Pour cela, nous mettons à votre disposition un studio d’enregistrement. Vous pouvez sélectionner des musiques, des voix ou enregistrer vous-même vos messages.

5. Rediriger les appels

La dernière étape de mise en place de votre SVI consiste à rediriger vos appels vers notre Serveur Vocal. Grâce à ce “reroutage” nous pourrons ensuite rapidement distribuer les appels au bon service.

Les fonctions de nos Serveurs Vocaux Interactifs

• Message d’accueil
• Orientation des appels en fonction des touches pressées par le client
• Gestion de la file d’attente
• Possibilité d’enregistrer les messages de vos appelants
• Hébergement sur des serveurs audiotels professionnels.

Vous souhaitez disposer d’un serveur vocal interactif ?

Contactez-nous !